Comment booster la participation en réunion ?

Comment booster la participation en réunion ?

Pour une entreprise, les réunions professionnelles sont un moyen d’améliorer sa productivité, de trouver des réponses à une problématique. Incontournables pour les cadres, elles permettent d’émettre des idées sur un thème spécifique. Selon une étude récente, un cadre passe en moyenne 16 ans de sa carrière à participer à des réunions. C’est dire l’importance de celles-ci. Mais pour qu’une réunion soit positive et génère des résultats satisfaisants, encore faut-il que la celle-ci ait été efficace. C’est-à-dire que tous les participants se sont exprimés de manière équitable. Force est de constater que ce n’est pas souvent le cas et que les invités restent souvent passifs. Comment faire pour qu’une réunion soit plus productive ? Voici quelques conseils pour vous aider à booster la participation en réunion.

 

Avant la réunion

Choisissez un bon animateur

Qu’est-ce que cela veut dire ? Tout simplement que le leader de la réunion doit avoir les qualités d’un meneur sans être autoritaire. Celui-ci ne sera pas forcément un dirigeant de l’entreprise ou un supérieur hiérarchique. Cependant, il doit avoir un minimum d’influence pour canaliser les discussions et augmenter la participation pendant la réunion.
Par ailleurs, s’il désire interrompre un intervenant, autant qu’il le fasse positivement au risque de soulever la désapprobation générale. Et le plus important est qu’il doit accueillir toutes les idées de manière impartiale, sans montrer de signe de préférence (surtout pour les siennes).
En choisissant un animateur averti, vous augmenterez le taux de participation lors de vos réunions professionnelles.

Optez pour le matin

C’est l’idéal puisque tout le monde sera frais, plus disposé à s’investir dans la réunion et à « méditer » dessus durant la journée.

Établissez un ordre du jour précis

Quelques jours avant ladite réunion, envoyez l’ordre du jour à tous les participants. Ainsi, ils auront le temps de se préparer, surtout par rapport aux questions qu’ils souhaitent poser, les suggestions qu’ils veulent soumettre. De cette façon également, ils comprendront l’utilité de la réunion et les objectifs attendus.
Pendant la réunion, veillez à ce que cet ordre du jour soit respecté. En effet, l’une des causes principales de l’inertie des participants pendant une réunion réside dans le fait qu’il n’y a pas de fil conducteur ou que, autrement dit les grandes lignes préétablies ne sont pas respectées et que l’on s’écarte souvent du sujet. Ce n’est pas étonnant que la réunion ait une si mauvaise réputation (souvent elle est synonyme de règlement de compte) et que la participation des invités soit aussi limitée.

Pensez à la disposition de la salle et limitez le nombre de participants

Si vos réunions professionnelles n’ont pas eu l’effet escompté, c’est peut-être à cause de l’aménagement de la salle. C’est un détail diriez-vous, mais qui est d’une importance capitale. La place de chaque participant influe sur son comportement. Ceux qui se retrouvent en arrière peuvent croire qu’ils n’ont pas besoin de parler (comme dans les salles de classe, les timides se mettent toujours dans le bas fond pour éviter d’être interrogés).
C’est pour cette raison que vous devez limiter le nombre de participants à 10 ou 20. Ainsi, vous pouvez choisir la configuration en table ronde ou carrée qui permet à tout un chacun de formuler ses avis. Par la même occasion, vous arrivez à retenir plus facilement le nom de chaque participant. Cette marque de reconnaissance sera très appréciée et favorisera la prise de parole. Si vous ne disposez pas de salle adéquate, n’hésitez pas à en louer une près de vos locaux, si cela permet à votre réunion d’être efficace.

Recrutez des participants au profil en adéquation avec l’objet de la réunion

C’est si évident et pourtant, il existe des réunions où les participants se sentent inutiles, pas du tout à leur place. À titre d’exemple, pour une réunion sur les différents canaux de distribution à mettre en place, les participants doivent provenir du département marketing, du département de la communication. Autrement, les participants auraient l’impression d’être en marge. Imaginez des personnes issues de la comptabilité ou du design qui ne maîtrisent pas le sujet abordé. Elles ne vont jamais poser des questions ou émettre des propositions de peur de paraître inintelligentes.
De ce fait, le choix des participants à une réunion professionnelle ne doit pas se faire au hasard. Certains critères sont à prendre en compte.

Pendant la réunion

Prévoyez une durée de réunion et de présentation courte

Il faut savoir qu’une réunion qui dure plus d’une heure risque de lasser les participants et de les démotiver, surtout si la présentation est relativement longue. Comptez environ 10 à 15 minutes de monologue, et instaurez ensuite un temps d’échange. Ceci afin de favoriser les questions et discuter des points importants à l’issue de la présentation.
Ainsi, les participants n’auront pas le temps de s’assoupir ou de consulter leur mail. Des attitudes qu’on voit souvent pendant les réunions, et qui prouvent que ces dernières n’intéressent nullement les invités.

Instaurez un dynamisme certain

La participation de vos collègues demande de mettre de l’entrain dans vos réunions : soyez vous-même actif en ne restant pas sur place. Déplacez-vous, faites un tour de la salle, évitez les regards fuyants et regardez vos invités dans les yeux. Bref, veillez à votre gestuelle. Une réunion trop formelle n’incitera pas vos invités à s’exprimer.
Demandez les avis de tout le monde s’ils ne le font pas d’eux-mêmes. Bannissez les réflexions du genre « ce sont toujours les mêmes personnes qui parlent. On ne nous demande jamais notre avis ». Au risque de se répéter, pendant cette phase, appelez-les par leur nom ou mieux par leur prénom. Ils se sentiront en confiance et comprendront qu’ils peuvent s’exprimer librement.
De même, donnez un temps de parole équivalent à chaque participant afin que d’aucuns se sentent désavantagés.

Pensez à la gamification

En organisant des activités ludiques pendant la réunion, vous boosterez l’envie des participants à donner leurs avis. La raison en est simple : la gamification est un système de récompenses de manière ludique. Plus un participant donne ses avis, plus il reçoit des points. Cette technique permet de challenger les participants, et on le sait tous le milieu professionnel est propice à la compétition entre collègues.
La gamification est donc une manière efficace d’inciter vos employés à prendre la parole pendant une réunion.

Tentez le stand-up meeting

Tout est dit, la « réunion debout » a conquis bien des entreprises. Plus qu’une mode, c’est une excellente technique pour tenir tout le monde en éveil et aller à l’essentiel (sans bâcler non plus) !

Après la réunion

Assurez le suivi de la réunion

Cela veut dire que les points abordés et les suggestions validées seront appliqués. Si les participants s’aperçoivent que vous n’avez pas tenu compte de leurs avis, ils resteront passifs lors des prochaines réunions professionnelles.